Il est évident que la relation qui existe entre une assistante virtuelle et son « responsable », doit être bien concrète et bien réelle, professionnellement parlant, bien entendu… Une assistante virtuelle prend le rôle de la secrétaire, de l’assistante, de l’employée, de la standardiste parfois, de la comptable, de la gestionnaire des RH… Bref, ce rôle « multifonctions » qu’on attribue à une assistante virtuelle n’est pas à prendre à la légère, d’un côté comme de l’autre.
Comment bien collaborer avec son Assistante Virtuelle ?
La relation professionnelle, bien qu’entretenue à distance, va finalement se mettre en place d’elle-même. Il est important que chacun sache réellement ce qu’il doit et peut faire, pour ne pas donner à l’autre l’impression d’empiéter sur le travail attendu ou au contraire de ne pas avancer dans les missions confiées. En définissant le rôle de chacun, et donc très précisément celui de son assistante, le calendrier des missions devrait avancer sans problème.
Installer une relation de confiance avec son Assistante Virtuelle
Savoir confier des rôles et des responsabilités à son assistante, fait évidemment partie du but recherché lors de l’emploi d’une assistante virtuelle. Il est très important de pouvoir confier certaines démarches ou certains documents confidentiels, sans craindre en retour que les informations soient divulguées ou déformées à votre désavantage. Pour éviter ce genre de désagrément, il est recommandé de faire signer une clause de confidentialité, par exemple.
Mettre en place un « rituel » de fonctionnement
Pour que les affaires fonctionnent du mieux possible et pour que la collaboration soit efficace, il est parfois utile de mettre en place un genre de rituel, qui reprend les différentes étapes attendues par l’assistante et l’employeur, lors d’une mission de travail. Voici un exemple de ce que pourrait être cette « charte de l’échange » :
- Toujours laisser un mail, doublé d’un appel téléphonique, pour s’assurer de la bonne lecture et compréhension de l’information reçue ou donnée.
- Demander une relecture de chaque document rédigé, avec confirmation par mail, avant envoi définitif au client ou au fournisseur.
- Partager un agenda électronique commun, qui reprend les grands points de la journée ou de la semaine, avec pourquoi pas, l’élaboration d’une « check-list ».
- Profiter du « cloud » avec des documents partagés sur le net, ce qui permet, à l’un et à l’autre, de constater l’avancée du travail.
- Se faire confiance, se dire les choses, même lorsqu’elles ne sont pas faciles à dire (reproche, remarque…), mais toujours avec le souci du respect d’autrui.
Qu’elle soit virtuelle ou bien réelle, une assistante a quoi qu’il en soit, besoin d’être orientée et informée en permanence, pour toujours répondre avec justesse aux attentes professionnelles de son employeur.