Allégez votre temps de travail en toute efficacité
Allégez votre temps de travail en toute efficacité

Pourquoi être débordé et ne pas simplifier son travail

Voici ma façon de procéder :

  • je me simplifie les tâches en utilisant un meilleur outil

 Je vous explique ma façon d’organiser mon travail :

  1.  Mail
  2. Prise de rendez-vous
  3. Gérer mes tâches
  4. Créer mes notes
  5. Partager et sauvegarder mes documents

 

 

Ma messagerie :

 

« Gmail «  est ma messagerie professionnelle que j’utilise depuis quelques années. C’est un service Web gratuit axé sur la recherche, qui associe les meilleures fonctions des messageries électroniques classiques à la technologie de recherche Google. Localiser un message dans Gmail est simple, plus besoin de fouiller toute votre boîte de réception pour retrouver un e-mail. Gmail offre non seulement une méthode de lecture et de suivi des messages totalement inédite, mais aussi la capacité de stockage des mails est de 25 Go en contrat pro et de 10 Go en contrat particulier. Gmail se synchronise sur tablette, ordinateur portable ou téléphone.

 

 Cette messagerie offre de nombreux services :

 

    • filtres et Libellés
    • agrégateur de courrier
    • reconnaissance des spams
    • chat (écrit ou vidéo)a
    • affichages miniatures (images)

 

 

Rendez-vous :

Je gère mes rendez-vous en passant par ma messagerie. J’ai tout simplement activé « Google Agenda » dans paramètres puis labos. Ce gadget vous permet tout simplement d’afficher le contenu de votre calendrier Google dans Gmail. Son utilisation nécessite d’ouvrir un compte Google.

 

Les fonctions qui me servent au quotidien :

 

    • Tenue et partage d’agendas.
    • Envoi de rappels pour des évènements ( par courriel )
    • Créer des invitations, envoi de celles-ci par e-mail
    • Créer des rendez-vous

Vous pouvez également envoyer des invitations ou créer des rappels d’évènements. Google agenda est également accessible de votre téléphone, tablette ou portable.

 

Tâches :

Actuellement, je planifie mes tâches grâce à un logiciel compatible avec ma messagerie « Gqueues  » . J’organise et archive tous les travaux en cours ou finis  grâce à Gqueues.

 

Pour résumer :

 

    • simple utilisation
    • ajout de Tag (pratique pour les recherches)
    • taches répétitives
    • vision rapide de A faire / Archiver

 

 

Avec la version commerciale :

 

    • partage avec google agenda
    • application itunes et android
    • Partage des tâches avec d’autres collaborateurs (pratique quand on souhaite déléguer)
    • rappel (sms, email…)

 

 

Notes :

La gestion de mes notes, j’utilise un de mes outils favoris. Evernote, c’est avant tout une application en ligne de prise de notes. Vous pouvez enregistrer des notes vocales, d’écrire des penses-bêtes mais aussi et surtout de copier des pages entières ou des extraits de sites internet.Cette fonction est l’une dont je me sers le plus. Evernote est accessible partout, gratuite pour votre smartphone (Iphone, Android, Ipad…) ce qui simplifie la prise de notes (idées à retenir, tâches à effectuer) lorsque que l’on n’a pas accès à son ordinateur.

 

Pour résumer :

 

    • Evernote est un outil de prise de notes en ligne sans accès internet
    • Evernote est accessible partout
    • Evernote sauvegarde en illimité jusqu’à 60Mo (en version gratuite)
    • Evernote peut se partager avec d’autres collaborateurs

 

 

Sauvegarde et partage :

Mon outil de partage et de sauvegarde de mes documents est « DROPBOX ». Dropbox est un service de stockage et de partage de copies de fichiers locaux en ligne. Ce service est accessible par n’importe quel navigateur Web mais aussi à partir de votre Android et Smartphone.

 

Par ailleurs, Dropbox :

 

    • permet la synchronisation des fichiers stockés sur différents ordinateurs
    • fonctionne de manière transparente
    • permet le partage de fichiers d’un compte à l’autre
    • permet la synchronisation avec Gmail Document

 

 

Il est possible d’installer un logiciel en local, pour gérer ses fichiers, ou travailler exclusivement en ligne à partir d’un navigateur Web.

 

Si vous souhaitez gagner du temps dans vos tâches quotidiennes, utiliser des applicatifs comme Gmail ou Evernote va vous permettre d’en économiser beaucoup.

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