Aujourd’hui, une assistante a accès à de multiples applications afin d’avoir une organisation virtuelle parfaite selon les besoins de sa clientèle ou de ses potentiels clients. Dans un premier temps,une assistante virtuelle doit avoir un accès Internet afin d’utiliser les outils qu’elle possède en matière de communication. Une assistante virtuelle doit savoir répondre dans les plus brefs délais de n’importe où soit par téléphone ou par mail et savoir changer facilement de contexte. Cela demande une grande capacité de concentration et d’organisation. Comment cette organisation se combine pour une assistante virtuelle ?
Telle est la question !
Organisation Virtuelle
Voici les principales applications afin de mener à bien son organisation en tant qu’assistante virtuelle.
Mail : Grâce à une boîte mail bien gérée ( filtre + libellé) vous retrouverez toujours mieux les conversations de vos contacts ou les documents liés à votre recherche. Et l’outil le plus performant que je peux vous proposer c’est Google Apps ! Vous recevez votre email en moins de 5 secondes et toutes les applications synchronisées à partir de votre compte (Google Drive, Google Agenda, Contact, Google+ et Gqueue).
Agenda Virtuel : Google agenda vous permet de partager autant d’agenda que vous le désirez et de gérer plusieurs plannings en même temps. Vous accédez et synchronisez tous vos rendez-vous grâce à votre compte Google.
Appel Virtuel : Skype est une application qui vous permet de passer des appels internationaux ou de laisser des messages vidéos à tous vos contacts à partir de votre ordinateur et même votre Tablette. Vous pouvez également organiser des conférences call avec plusieurs personnes depuis chez vous ou ailleurs (bureau, voyages).
Dropbox : Partager en un clic tous vos fichiers, documents, photos ou vidéos par mail avec vos relations professionnelles. Ce n’est pas tout, vous pouvez accéder à tous vos dossiers sauvegardés par le biais d’Internet sur votre téléphone, tablette et tous vos ordinateurs synchronisés sur votre compte. Un espace synchronisé, illimité qui évolue au fil des années quand vous possédez un accès PRO.
Sécurité : Pensez à sauvegarder toutes vos bases de données (Blog, logiciel de comptabilité ou autre) en cas de piratage ou de bugs ! Surfez en toute sécurité avec un bon anti-virus, cela évite des pertes de données et comme on le dit souvent mieux vaux prévenir que guérir.
Evernote, Mindomo sont des applications qui vous permettent d’avoir accès à une note ( liste de clients impayés, liste futur prospect, ect) sans avoir accès à internet. Vive la synchronisation off line!!!
Pensez à toutes les astuces possibles pour votre organisation virtuelle en tant qu’assistante !
Organisation Concrète d’une Assistante Virtuelle
Apprendre à gérer son temps en fonction des urgences, des services demandés et de votre quotidien. Pour information, la semaine commence plutôt le dimanche au lieu du lundi. Pour bien démarrer votre semaine, préparer votre listing de vos tâches à accomplir. Prenez le temps de la concevoir sans oublier les imprévus à envisager….Faites une checklist de vos mails.