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Télétravail : outils pratiques pour bien communiquer

Les missions allouées dans le cadre du Télétravail varient bien évidemment selon les cas. Pour un télétravail efficace, il faut que chacun soit correctement équipé. En aucun cas le travail à distance ne doit laisser transparaitre des « carences » en matériel et/ou en outils de travail. Il est donc important de faire un point précis sur les attentes de chacun, afin de palier à d’éventuelles failles dans le système de mise en place du télétravail. La condition inhérente à l’utilisation de la plupart de ces moyens de communication demeure INTERNET. Sans connexion Internet, le télétravail s’avère quasiment inenvisageable. Organisation, collaboration, partage, écoute et disponibilité sont des termes qui reviennent souvent dans l’univers du travail à distance. Posséder les outils nécessaires, permet de mettre en place chaque étape de travail, pour une collaboration réussie dans la durée.

La transmission :

Avant toute chose, il faut effectuer la transmission des informations, consignes, attentes et délais au télétravailleur. Quand il aura tous ces éléments en sa possession, il pourra commencer. Pour une bonne transmission des instructions, il existe plusieurs outils :
Le Mail : plus besoin d’expliquer le procédé, le mail reste l’outil pratique, facile d’utilisation, rapide d’exécution et permet un suivi. Il assure aussi la transmission de documents sous forme de pièces jointes, à condition qu’ils ne soient pas trop volumineux.
La Messagerie instantanée : là aussi, tout le monde connait le principe, plusieurs plateformes permettent cet échange en direct, pour des informations qui doivent être prises en compte au plus vite. La réactivité est un atout dans certaine forme de télétravail.
Les Softphones : ils ont fait leur apparition depuis quelques années maintenant. Ils offrent des communications orales par internet. Les deux parties doivent être inscrites pour pouvoir échanger de manière vocale.
La Webcam : pourquoi ne pas profiter de la webcam souvent intégrée à l’ordinateur pour échanger sous forme de « web conférence » ? Idéale pour mieux se connaitre, pour visualiser les présentations…

 

La collaboration :

Une fois que les deux parties ont échangé les informations de mise en place du télétravail, celui-ci pourra se poursuivre avec parfois des demandes précises de travail collaboratif. Il existe là aussi un certain nombre d’outils sur le marché internet.
Le Wiki : c’est un système de gestion de contenus de site internet. On peut désigner au préalable les personnes qui auront accès au site, pour plusieurs interventions : consultation, modification, relecture, ajout…
Les Forums : si ils sont privés avec des accès certifiés, ils peuvent être de bons outils d’échange d’idées, de connaissances, d’aides, de soutiens, de dépannages…

 

L’organisation :

Avec les directives et les outils de travail en main, il faut penser à demain. Programmer des rendez-vous, prévoir des rencontres, des déplacements…Pour bien communiquer dans le domaine du télétravail, il faut être organisé.
Agenda partagé : c’est une façon idéale pour connaitre les disponibilités de chacun, sans avoir besoin de mail ou de contact téléphonique pour s’organiser. Voir les plages horaires disponibles, consulter le planning de chacun peut facilement aider à planifier son travail.
Carnet d’adresses partagé : en créant des groupes de contacts, on peut gagner un temps considérable dans l’envoi d’informations tout en n’oubliant personne. Les carnets d’adresses partagées permettent de profiter des contacts de chacun et de faire profiter chacun de vos contacts. Échange et partage sont là encore très présents.

 

Outils de base :

Si vous êtes télétravailleur ou souhaitez le devenir, vous devrez être équipés à minima de certains outils pour démarrer au plus vite votre activité :

  • Un ordinateur de bureau ou portable
  • Une imprimante
  • Un scanner et accessoirement d’un fax
  • Une ligne fixe ou mobile de téléphonie
  • Une tablette

Certaines entreprises ou sociétés préfèrent dépendre de plateformes très performantes, mais payantes, qui proposent de rassembler l’ensemble des outils que nous avons abordé. En aucun cas le télétravailleur ne sera concerné par le règlement d’une facture liée à l’utilisation d’une plateforme de ce genre. Les outils sont souvent fournis par l’employeur, surtout dans le cas d’exigences précises et incontournables.

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